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5 bases del time management – Parte 1

Tiempo de lectura 2min

Si no lo agendas, no existe.

La historia de todos los días es que estamos muy ocupados y que nunca tenemos tiempo de hacer las cosas que nos gustan o cumplir con las metas de fin de año. Sin embargo, sigues teniendo la costumbre de que al llegar a la oficina te pones a ver el celular 1 hora y a platicar con el cabrón de alado otro rato. Cuando te das cuenta, ya son las 11:00am y aun no has terminado ningún pendiente del día y terminas llegando de madrugada a tu casa.

Administración de tiempo (time management)

La principal razón escondida detrás de la excusa «es que no me dio tiempo» o «tuve muchas cosas que hacer» es la falta de administración de tiempo. Todos en el mundo tenemos las mismas 24 horas y dependiendo de cómo las uses van a depender tus resultados. Los smartphones son una herramienta muy valiosa que nos puede ayudar a ser mucho más eficientes en nuestro trabajo y vida personal, pero también pueden ser nuestra mayor distracción y convertirse en un juguete al que le dedicamos más tiempo concentrados que el que tomamos para terminar un pendiente.

Al contar con una buena base de time management es posible saber exactamente qué hacer en cada hora del día y aun así contar con tiempo de recompensa para distraerte o hacer ejercicio.

1. Establecer metas claras

Antes de poder tener una agenda bien organizada, es importante tomarse el tiempo que sea necesario para visualizar para qué queremos trabajar durante los siguientes 5 años, cuáles son tus metas y dónde te gustaría estar en el 2022. Esta imagen se va a convertir en nuestra meta y el incentivo que necesitamos para poder levantarnos todos los días a las 5:30am y trabajar los fines de semana.

Si hoy, lunes 23 de octubre de 2017, sonó tu alarma y pusiste snooze 5 veces porque no tenías las ganas de pararte para ir a la oficina, entonces, hay algo que estás haciendo mal. Si tu objetivo no es ser el socio más joven de tu despacho de abogados o el CEO de la empresa donde trabajas, es hora de tomarte un fin de semana para pensar en qué es lo que en realidad quieres hacer con tu vida.

Yo tengo una hoja en el OneNote donde escribí en un fin de semana que fui a la playa mis metas: personales, académicas y profesionales. Cada una para llegarla a cumplir en el 2022.

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El problema del multitasking

«El que mucho abarca, poco aprieta

Hoy en día, vivimos en una sociedad que nos bombardea con información 24/7. Sólo fíjate en el número de letreros que ves en la calle ofreciéndote productos a cambio de tu dinero, los apps que descargaste en tu celular quieren que les dediques toda tu atención y no dejes de darle para abajo en Facebook, Instagram o las historias de amigos en Snapchat.

Para dejar las cosas en claro, yo no estoy en contra del uso de estrategias de marketing que las empresas utilizan para ganar tu atención sobre los millones de comerciales que llegas a ver cada día. Es muy interesante ver cómo las compañías han revolucionado las viejas estrategias de marketing a una manera mucho más enfocada y que ataca exactamente los puntos que queremos solucionar para poder entrar en nuestra cabeza y convencernos de comprar un artículo. Sin embargo, estos «llamados» a nuestra atención se interponen en nuestras actividades diarias y no nos generan nada productivo.

La calidad de tu trabajo no es la misma

Aunque hayan muchas personas que presumen ser «multitaskers», lo que es un hecho es que la calidad del trabajo no es la misma cuando haces malabares entre tus correos electrónicos, WhatsApp e Instagram y no te concentras en una sola tarea. Clifford Nass, sociólogo de Stanford ha dicho que las personas que no resisten la tentación de hacer dos cosas al mismo tiempo son «tontos por irrelevancia.»

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Gary Matter nos relata en su artículo Brain, Interrupted publicado por el NY Times un estudio llevado a cabo por la Universidad de Carnegie Mellon, donde se analizaron los resultados por tres grupos de personas en un examen de habilidades cognitivas. Los resultados arrojaron que las personas que fueron interrumpidas por mensajes de texto obtuvieron una calificación 20% más baja.

Que tu celular no se vuelva un problema

Estar viendo tu celular mientras estás trabajando en una tarea puede tener como consecuencia que: (i) dediques más tiempo del requerido para completarla, y (ii) que la calidad de tu trabajo se vea afectada. La mejor solución para evitar que tu smartphone sea un problema es guardarlo en un cajón mientras le dedicas el 100% de tu atención a los pedientes más importantes del día y, si te acuerdas de algo que tienes que revisar en tu celular, lo apuntas en una hoja de papel para revisarlo una vez que hayas terminado.

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