Lista de tareas

Al tener un objetivo claro para cada mes del año, es necesario volver a hacer un ejercicio de ingeniería inversa mezclado con brainstorming de todas las actividades que se tienen que llevar a cabo para poder cumplir con cada objetivo mensual. Esta lista de actividades tiene que ser lo suficientemente específica para poder comenzar a trabajar en cada una de inmediato.

Por ejemplo, para poder hacer una página de internet nueva es necesario tener una estructura y contenido. Si nos ponemos como actividad para hoy 27 de octubre: «Nueva página de internet,» es muy difícil que podamos comenzar a trabajar de inmediato, ya que nos va a tomar un par de horas tan sólo saber qué se necesita. En cambio, si ponemos como actividad: «buscar en TripAdvisor perfiles de hoteles con certificados de excelencia,» aquí sí podemos comenzar a trabajar de inmediato y ponernos a buscar hoteles ubicados en zonas similares a Refugio del Sol y tomar algunas ideas del contenido que nos gustaría tener en la página de internet. De esta forma podemos establecer como actividad para otro día: «escribir el índice para la nueva página de internet con base a las páginas que más nos gustaron.»

Reminders

El chiste de tener actividades en específico es evitar quedarnos 1 hora pensando qué tenemos que hacer para poder cumplirlas y contar con el paso a paso de lo que necesitamos hacer para poder alcanzar nuestra meta mensual.

He utilizado muchos apps disponibles en línea para poder escribir listas de pendientes como: Wunderlist, Productive, Podio, etc. Sin embargo, me he dado cuenta que las mejores aplicaciones son las que ya vienen precargadas en el celular. Yo utilizo el Reminders del iPhone porque es mucho más sencilla, puedo crear diferentes listas dependiendo del proyecto para no revolver temas, se coordina con el resto de dispositivos donde tengo mi cuenta de iCloud y puedo ver en el lockscreen todas las tareas que tengo agendadas cada día sin tener que abrir los apps.

Agendar tareas en bloques de tiempo

La lista de tareas es una herramienta muy útil para saber en qué utilizar nuestro tiempo «libre» y evitar estar pegados al celular viendo tarugadas que no nos van a servir de nada. En cuanto termines con un pendiente y no tengas nada que hacer, puedes voltear a ver tu lista de tareas y empezar a trabajar en alguna en ese momento y así podrás sacar toda la chamba que planeaste para alcanzar tu objetivo del mes y, con suerte, poder cumplirlo antes de tiempo.

Planea tu semana por adelantado

Ahora bien, para ser aun más productivo, es importante agendar cada una de estas tareas a lo largo de la semana para saber exactamente qué es lo que tienes que hacer todos los días, en todo momento, evitar a toda costa utilizar ese tiempo para ver el Instagram en horas de trabajo. Para poder tener una buena agenda de la semana , primero es necesario que calcules el estimado de tiempo que te tomará cumplir con cada una de estas actividades y de esta forma puedas bloquear el tiempo necesario durante el día.

En segundo lugar, marca en tu calendario (yo prefiero el calendario predeterminado del iPhone) espacios de tiempo para las actividades personales que no puedes dejar de hacer, por ejemplo, tiempo para bañarte, cambiarte y desayunar antes de ir al trabajo, comidas, ejercicio, llamadas por teléfono, leer noticias, etc. Ya que tengas estos espacios bloqueados, puedes comenzar a llenar el resto de los espacios libres con las tareas que tengas enlistadas en tu Reminder (de nuevo, la aplicación predeterminada del iPhone, no te compliques).

Como recomendación, siempre deja un bloque de 2 horas al día para que puedas utilizarlo en «bomberazos» que siempre aparecen a lo largo del día. Yo se que es muy difícil agendar un día por adelantado con 100% de exactitud porque siempre hay llamadas por teléfono, clientes que necesitan cosas para ayer o juntas que se alargan. Estos bloques libres te van a servir para que tu agenda sea lo más flexible posible y puedas mover el orden de las actividades que necesitas terminar en el día. Asimismo, siempre deja espacios de 15min entre cada actividad. Tu agenda tiene que ser realista para que puedas terminar con todos los pendientes y no te frustres.

Dedica 1 hora los domingos para poder agendar tu semana en adelantado, no te esperes al lunes para hacerlo. El chiste es estar lo suficientemente organizado para empezar a trabajar desde el minuto 1 de la semana. Si te concentras en terminar estas tareas y evitas distracciones (aka ver el pinche celular cada 15min) te aseguro que terminas todos tus pendientes del día dentro de las 12 horas laborables. Ahora, si sólo quieres trabajar de 9:00 – 17:00, bueno, pues eso ya es otra historia y quizá este blog no es para ti.

Utiliza tu tiempo de manera productiva

procrastination [mass noun]: The action of delaying or postponing something.

‘your first tip is to avoid procrastination’

De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, procrastinar significa diferir, aplazar. En otras palabras, la voz interior que nos dice: «no hay pedo, lo puedes hacer después.»

Una agenda perfecta o conocer la teoría del time management es un buen fundamento para poder terminar con tareas y alcanzar cualquier meta bien planeada. Sin embargo, por sí solo quizá signifique únicamente el 30% de los factores para alcanzar tus metas. Ejecutar el plan es otro boleto. Si ya tuviste la suficiente voluntad para estar en la oficina antes de que salga el sol, no dedicas tu atención a cumplir tus tareas y continuas volteando a ver el celular, viendo tus correos o buscando videos en YouTube, es muy difícil que las 4 bases anteriores te vayan a servir de algo.

Evita distracciones mientras trabajas en algo

Es probable que termines todos tus pendientes aunque estés la mitad del tiempo volteando a ver tus notificaciones en el celular o contestando los mensajes que te llegan al momento. Sin embargo, en lugar de terminarlos a las 7:00pm y poder utilizar el resto del día para alguna actividad que te guste (eg. hacer ejercicio, leer un libro, ver el futbol), vas a volver a la misma rutina de salir de madrugada de la oficina y con la sensación de que tanta planeación no tuvo los beneficios que esperabas.

Es importante que utilices ese tiempo de manera productiva y evites distraerte en otra actividad que no sea la tarea que agendaste en ese bloque de tiempo. Para que tu estrategia de time management te permita alcanzar tus metas y aun así tengas tiempo suficiente para dedicarle a algún proyecto alterno o para tener un par de horas para ti mismo necesitas tener mucha disciplina y crearte una costumbre. Si te sigue costando mucho y no puedes dejar de distraerte, intenta lo siguiente hoy mismo (no mañana):

• Cuando llegues a tu escritorio, guarda tu celular en un cajón y solo contesta llamadas.
• Si alguien te manda un WhatsApp o correo, es porque no urge y puedes contestarle después.
• Levántate temprano. Si no puedes dejar de poner snooze, pon tu alarma 20min antes de lo normal.
• Dedica 100% de atención a cada tarea y tomate un par de minutos para distraerte una vez que hayas terminado (Pomodoro Technique).
• Agenda tus actividades con anticipación y no en el mismo día.

En resumen: concéntrate y chíngale.